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Come creare una firma personalizzata sulle Email inviate

Firma email Per rendere le email più professionali e accattivanti, così da farsi riconoscere immediatamente, dobbiamo utilizzare una firma personalizzata che concluda ogni messaggio di posta inviato: di fatto è una sorta di biglietto da visita presente sotto ogni email, così da poter pubblicizzare al meglio la nostra attività lavorativa o azienda.
Ogni servizio Email ha, nelle opzioni, la possibilità di scrivere una firma in cui mettere il proprio nome ed altre informazioni varie.
Per poter venire incontro a questo tipo di esigenza abbiamo realizzato una guida in cui vi mostreremo come creare una firma personalizzata che non sia solo fatta da nome cognome e numero di telefono, ma che possa distinguersi per l'impostazione grafica e che sia interattiva, con pulsanti cliccabili che portano ai profili sociali o ai siti web di cui si è proprietario.
Dopo aver creato la firma personalizzata vi mostreremo come caricarla su Gmail o su Outlook, ossia i servizi di posta elettronica più utilizzati al momento in ambito business.

Come creare firma personalizzata per Gmail e Outlook

Premettendo che la firma in una Mail dovrebbe sempre essere breve e concisa, piuttosto che allegare l'immagine statica del biglietto da visita o altre inutili informazioni, conviene oggi essere più sociali e promuoversi anche in modo creativo. In questo articolo vedremo alcuni servizi online per creare una firma personalizzata e originale e una piccola guida su come aggiungerle a Gmail e Outlook.

Servizi online per creare firme personalizzate

Per creare una firma personalizzata gratis basterà utilizzare alcuni tool online gratuiti, come per esempio WiseStamp.
WiseStamp

In pochi secondi potremo creare una firma personalizzata inserendo tutte le informazioni personali (inclusi i link alle pagine social) e scegliere tra tanti temi predefiniti, così da poter creare una firma che rispecchia appieno il nostro carattere e la natura del lavoro che vogliamo pubblicizzare in ogni email che inviamo.

Come valida alternativa a WiseStamp possiamo provare il servizio offerto gratuitamente da Mail-signatures.com.
Mail-signatures.com

Utilizzare questo sito è davvero molto semplice: scegliamo il servizio email per cui creare la firma (se abbiamo più account di posta dovremo ripetere i passaggi per ognuno di essi), scegliamo il modello da utilizzare nella parte centrale del sito e infine inseriamo tutti i dati richiesti, come se stessimo compilando un biglietto da visita. Al termine della configurazione scaricheremo un file per la firma personalizzata pronto all'uso.

Altro sito molto valido per creare una firma personalizzata adatta alle email inviate è Hubspot.com.
Hubspot.com

Aprendo il sito avremo a disposizione vari template tra cui scegliere e, una volta configurato ogni dettaglio, basterà inserire le informazioni anagrafiche e di contatto all'interno del modello proposto (inclusi i link social alle nostre pagine) e avviare il download, così da essere pronti ad inserirlo in ogni email che invieremo.

L'ultimo servizio valido che vi consigliamo di provare per la firma personalizzata è mysignature.io.
mysignature.io

Tramite le varie schede offerte potremo creare agilmente la nostra firma personalizzata aggiungendo tutte le informazioni utili per la nostra attività o per il nostro lavoro, con tanto di pulsanti social in bella vista (molto utili per allargare l'utenza che può raggiungerci).

Come aggiungere firma personalizzata su Gmail

Dopo aver visto insieme i migliori servizi per creare una firma personalizzata, vediamo insieme come aggiungere queste firme al nostro account Gmail, il servizio di posta offerto da Google.
Per procedere apriamo il sito web di Gmail dal nostro browser preferito su PC, effettuiamo l'accesso con l'account Google sui cui applicare la firma, clicchiamo in alto a destra sull'icona a forma di ingranaggio, selezioniamo Visualizza tutte le impostazioni, teniamoci nella scheda Generali, scorriamo nella pagina fino a trovare la sezione Firma e premiamo infine su Crea nuova.
Firma Gmail

Nella finestra che si aprirà scegliamo un nome a piacere da dare alla nostra firma (per esempio Mia firma) e inseriamo il codice fornito dal servizio scelto oppure premiamo sull'icona Link per caricare il link fornito, così da ottenere una firma digitale completa.
Al termine delle modifiche scegliamo dove utilizzare la nuova firma, scegliendo in basso se utilizzarla solo nelle nuove email o anche nelle risposte e negli inoltri.

Come aggiungere firma personalizzata su Outlook

Se utilizziamo Microsoft Outlook online come servizio di posta elettronica aziendale, possiamo aggiungere velocemente la nuova firma personalizzata aprendo il sito web di Outlook in un qualsiasi browser per computer, effettuiamo l'accesso con l'account Microsoft sui cui applicare la firma, premiamo in alto a destra sull'icona a forma di ingranaggio, clicchiamo su Visualizza tutte le impostazioni di Outlook, portiamoci nel menu Componi e rispondi quindi inseriamo la firma personalizzata nel campo Firma di posta elettronica.
Firma Outlook

Anche in questo caso sarà sufficiente copiare il codice fornito dal servizio scelto oppure caricare il link dedicato, premendo in alto a destra sull'icona con i tre puntini e selezionando Inserisci collegamento ipertestuale.
Dopo aver inserito la firma personalizzata scegliamo dove utilizzare la nuova firma apponendo il segno di spunta sulle caselle Includi automaticamente la mia firma nei nuovi messaggi e Includi automaticamente la mia firma nei messaggi che inoltro o a cui rispondo.

Se invece utilizziamo il client di Microsoft Outlook incluso in Office possiamo aggiungere una firma personalizzata alle Email premendo in alto a sinistra sul menu File, cliccando sul menu Opzioni e portandoci nella schermata Posta, dove è possibile creare le nuove firme cliccando sulla voce Firme.
Client Outlook

Nella finestra che comparirà inseriamo il codice generato per la firma personalizzata, così da poterla utilizzare su tutte le email che gestiremo tramite il famoso client (che vi ricordiamo è disponibile a pagamento insieme al resto della suite Office.

Conclusioni

Come abbiamo avuto modo di vedere in questa guida creare una firma personalizzata per la nostra attività o azienda è davvero molto semplice e integrarla nei servizi di posta elettronica più famosi lo è altrettanto: nella maggior parte dei casi infatti basta copiare e incollare il codice fornito dal servizio di firme personalizzate per ottenere una firma davvero professionale, da integrare in tutte le email che inviamo.

In un altro articolo vi abbiamo parlati della Firma digitale online per documenti e contratti scritta a mano su PC e cellulari.
Se invece cerchiamo qualcosa per poter firmare i documenti digitali che riceviamo, vi consigliamo di leggere le nostre guide Firma digitale online per documenti e contratti scritta a mano su PC e cellulari e Come compilare moduli PDF senza stamparli.
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